Muestra ilustrativa · No corresponde a un trabajo para clientes
Diccionario de indicadores de gestión
Este ejemplo muestra cómo documentar indicadores antes de construir un reporte o tablero. Las fórmulas y las recomendaciones de captura son metodológicas: no contienen mediciones, metas ni resultados reales. La selección de indicadores, sus fuentes y su periodicidad se acuerdan según las decisiones que necesita apoyar cada organización.
Para qué sirve esta ficha
Un diccionario permite que distintas personas interpreten una medida de la misma forma. Antes de calcular, debe quedar claro qué se cuenta, sobre qué universo, con qué fechas y bajo qué reglas. Un indicador aislado no explica las causas de un problema ni demuestra por sí solo el resultado de una intervención.
- Elegir únicamente medidas vinculadas a una pregunta de gestión y a una decisión posible.
- Confirmar que la fuente existe, tiene una definición consistente y puede utilizarse con los permisos correspondientes.
- Acordar el rol que mantiene la fuente, el rol que revisa el cálculo y el momento de corte.
- Definir la frecuencia de captura por separado de la periodicidad del reporte.
Indicadores metodológicos de ejemplo
| Nombre | Definición y unidad | Fórmula | Fuente de datos propuesta | Periodicidad a acordar |
|---|---|---|---|---|
| Cumplimiento oportuno de compromisos | Porcentaje de compromisos con vencimiento en el período que se completaron hasta su fecha comprometida. El universo incluye los vencidos sin completar. | (Compromisos con vencimiento en el período completados dentro de plazo / Total de compromisos con vencimiento en el período) × 100. | Registro de compromisos con identificador único, fecha comprometida, fecha efectiva de cierre y estado de cancelación. Conservar el historial de cambios de plazo. | A acordar según el ciclo de seguimiento; por ejemplo, reporte mensual con corte y actualización de estados definidos. |
| Tiempo medio de resolución | Promedio de días corridos transcurridos entre ingreso y resolución de las solicitudes cerradas en el período. No mide la espera de solicitudes aún abiertas. | Suma de días entre fecha de ingreso y fecha de resolución de las solicitudes cerradas en el período / Número de solicitudes cerradas en el período. | Registro de solicitudes con identificador único, fechas de ingreso y resolución y estado. Acordar qué evento constituye una resolución y cómo se tratan las reaperturas. | A acordar según el volumen y el proceso; por ejemplo, revisión mensual con registro de cada cambio de estado. |
| Ejecución presupuestaria acumulada | Porcentaje del presupuesto vigente a la fecha de corte que corresponde a gasto devengado acumulado en el mismo ejercicio y ámbito presupuestario. No equivale al avance físico de las actividades. | (Gasto devengado acumulado hasta el corte / Presupuesto vigente al mismo corte) × 100. | Registro presupuestario validado, con presupuesto inicial, modificaciones aprobadas y gasto devengado. Usar el mismo ejercicio, moneda y ámbito en numerador y denominador. | A acordar con el calendario de cierre financiero; por ejemplo, reporte mensual después de la conciliación. |
| Completitud de registros | Porcentaje de registros del universo definido que contienen todos los campos obligatorios aplicables. No evalúa por sí solo si los datos son correctos. | (Registros con todos los campos obligatorios aplicables informados / Total de registros del universo definido) × 100. | Base de gestión y diccionario de campos con obligatoriedad y condiciones de aplicabilidad. Identificar el universo mediante una regla explícita, como registros ingresados en el período. | A acordar según la actualización de la base; por ejemplo, revisión antes de cada emisión del reporte. |
Reglas de cálculo que deben acompañar el diccionario
- Período y fecha de corte
- Definir los límites del período y cuándo se extrae la fuente. Para compromisos se selecciona por vencimiento; para tiempos, por cierre; para presupuesto, por acumulación al corte. No mezclar estas bases.
- Denominador igual a cero
- No calcular la razón. Informar “no aplica: sin casos en el universo definido” o “no aplica: presupuesto vigente igual a cero”, según corresponda. No mostrar cero por ciento como sustituto.
- Datos faltantes o inválidos
- No convertir valores ausentes en cero. Identificar cuántos registros impiden un cálculo válido y corregir la fuente. Si no puede calcularse de manera íntegra, informar que el indicador no es calculable con los datos disponibles; cualquier cálculo parcial debe explicitar su cobertura.
- Duplicados, cancelaciones y cambios de plazo
- Evitar contar dos veces el mismo registro. Acordar y documentar qué cancelaciones se excluyen y por qué. Para compromisos, utilizar la fecha de referencia acordada y conservar la fecha original y sus modificaciones; no cambiarla retroactivamente para mejorar el indicador.
- Consistencia temporal y financiera
- Revisar cierres anteriores al ingreso y otras fechas incompatibles. En presupuesto, no mezclar gasto pagado con devengado ni presupuestos de cortes distintos. Si cambia una definición, versionarla y señalar el efecto en la comparabilidad.
- Redondeo y trazabilidad
- Acordar cómo mostrar decimales sin alterar los datos fuente. Conservar numerador, denominador, corte, versión de la definición y referencia de la fuente para poder reconstruir el cálculo.
Recomendaciones para capturar los datos
- Un registro por unidad definida: utilizar identificadores operativos únicos para compromisos o solicitudes, sin incorporar nombres ni datos personales en el reporte agregado.
- Campos documentados: describir el significado, formato y valores permitidos de fechas, estados e importes; distinguir un dato ausente de una condición no aplicable.
- Eventos verificables: registrar el ingreso, los cambios de estado y el cierre cuando ocurren, conforme a una regla de proceso acordada.
- Revisión de calidad: buscar duplicados, campos requeridos vacíos, fechas incoherentes y diferencias entre totales antes de emitir un reporte.
- Accesos y conservación: acordar quién puede consultar o modificar cada fuente y cuánto tiempo se conservará. Para la conversación inicial, basta describir la estructura sin enviar bases con información personal.
Cómo interpretar sin sacar conclusiones apresuradas
- Leer el cumplimiento junto con el volumen, la complejidad y los cambios de alcance; un porcentaje no explica por qué se retrasó una tarea.
- Acompañar el tiempo medio con la cantidad de casos cerrados y una revisión de solicitudes abiertas y su antigüedad. Un promedio puede ocultar esperas extensas y diferencias entre tipos de solicitud.
- Relacionar la ejecución presupuestaria con la programación financiera y el avance de actividades. Una ejecución mayor no demuestra automáticamente una mejor gestión.
- Complementar la completitud con controles de validez y consistencia: un campo informado puede contener un dato incorrecto.
Las metas, alertas y comparaciones solo deben definirse después de conocer el proceso y la calidad de las fuentes. Esta muestra no fija umbrales universales ni atribuye desempeño a una organización.
Conversemos sobre qué necesita medir tu organización
Podemos revisar las preguntas de gestión y la estructura de las fuentes disponibles para acordar un diccionario, reglas de cálculo o un reporte. La combinación de entregables depende del alcance definido, no de un paquete obligatorio.
Conversar sobre datos e indicadores